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Nuevas Competencias de la Secretaria y Ayudante de Dirección para apoyar al directivo en su gestión

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Dirigido

Secretarias

Objetivos

Controle la Gestión de Prioridades para saber diferenciar lo urgente de lo importante.
Tome decisiones correctamente para incrementar su nivel de responsabilidad.
Involúcrese más en el equipo directivo generando confianza.
Delegue tareas de forma eficaz para garantizar un alto rendimiento del trabajo.
Gestione positivamente conflictos internos.

Programa

Cuáles son las funciones y las expectativas depositadas en la secretaria de dirección

1. La gestión por anticipación.

Cuáles son y cómo romper con las típicas expectativas de la Secretaria: análisis de la situación particular de la Secretaria de Dirección
Cómo anticiparse a las expectativas de los superiores en situaciones de baja presión
Cuáles son las competencias formales e informales de una Secretaria de Dirección

Habilidades de gestión y liderazgo

1. La gestión de prioridades: ¿qué es urgente y qué importante?.

Cómo planificar las tareas y qué prioridad hay que darles
Cómo determinar los objetivos de cada tarea y qué resultados se esperan
Cómo organizar el trabajo en un entorno de estrés y máxima presión

2. Ejercicio Práctico.

Planificación de tareas en situaciones bajo presión
Cómo tomar decisiones y asumir sus responsabilidades
Cómo tomar correctamente decisiones: cuáles son las iniciativas que debe tomar la Secretaria de Dirección
Hasta qué nivel la iniciativa propia y la toma de decisiones incrementa la satisfacción del trabajo
Cómo aplicar la creatividad para incorporar cambios positivos en su labor diaria

3. Ejercicio Práctico.

Cómo darle la vuelta a los miedos típicos
El miedo al error, a perder, la desaprobación y la incomodidad
Cuál debe ser la aportación de la Secretaria al directivo
Cómo generar confianza para involucrarse más en el equipo directivo

4. Ejercicio Práctico.

Cómo construir o reconstruir una relación con un directivo
Cómo delegar eficazmente
Cuáles son las tareas a delegar y cuáles son las tareas que no se deben delegar
Qué pasos y preparaciones hay que llevar a cabo antes de delegar las tareas
Cómo involucrar a sus colaboradores en las decisiones

Las habilidades de comunicación

1. Cuáles son las técnicas para solucionar problemas y garantizar un flujo correcto de información.

Cómo analizar problemas eficazmente según su nivel de gravedad
Cuáles son las medidas a tomar para solucionar un prblema y llegar a una situación win-win
Cuáles son los principios para garantizar un flujo correcto de la información

2. Role-Play.

Optimización de un proceso de trabajo a través de la mejora de la comunicación
- Cómo tratar la información formal e informal
- Qué tipo de información debe quedar por escrito y cómo transmitirlo a diferentes personas: los memos
- Cómo analizar el lenguaje corporal de uno mismo y el de su interlocutor

3. Cuáles son las técnicas más efectivas de persuasión y cómo escuchar activamente.

Cómo evitar los equívocos
Cuál es la diferencia entre la comunicación masculina y femenina
Qué dice el lenguaje no verbal de la personalidad

4. Ejercicio Práctico.

Cómo mejorar la comunicación a través del lenguaje no verbal
- Cómo imponerse correctamente sin ofender a los demás
- Cómo criticar una idea que no le parece buena
- Cómo se escucha activamente y cuáles son los gestos y la mímica que transmiten que la escucha es activa

5. Ejercicio Práctico.

Ping-Pong de preguntas y respuestas sobre escucha activa en la vida real
- Las técnicas de preguntar y argumentar: qué tipo de preguntas existen y cuándo hay que aplicar cada una de ellas Preguntas directas vs. indirectas
- Preguntas sugestivas
- Preguntas retóricas
- Dotes de persuasión: la importancia de la voz y de las palabras; cómo persuadir empatizando

6. Role-Play.

Cómo utilizar la persuasión ante una situación difícil

Gestión positiva de conflictos

1. Cómo identificar y solucionar con éxito los conflictos en su entorno laboral.

Hasta qué punto un conflicto revela pistas de su personalidad y cómo proceder para resolver un conflicto
Cuáles son los tipos básicos de conflicto y cómo tratar cada uno de ellos para garantizar un buen clima de trabajo
Cómo conseguir resolver un conflicto sin agresividad
El arte de decir ´no´

2. Role-Play.

Gestión positiva de un conflicto
Cómo gestionar activamente quejas y reclamaciones
- Cuáles son los principales tipos de personas que reclaman y cómo se trata a cada uno de ellos: irascibles, víctimas, sociables y flemáticos
- Cuáles son las técnicas aplicables para resolver una queja o una reclamación: el método RCR

3. Role-Play.

Gestión de una queja

La motivación y la inteligencia emocional

1. El factor clave para la satisfacción del trabajo: la motivación.

Qué significa ´estar motivado´ y cómo se puede estar motivado todos los días
Cuáles son las tareas para transformar una actitud negativa en positiva
Cuál es su propio estilo de dirección y cómo percibe la personalidad de los demás
Sepa cómo perciben los demás su personalidad

2. Ejercicio Práctico.

Trabajo sobre la percepción de la personalidad
La inteligencia emocional para liderar y ganar el máximo respeto
- Cómo utilizar la razón y el corazón para ganarse el respeto y la atención de sus colaboradores
- Cómo emplear la inteligencia emocional para sentirse mejor y hacer sentir mejor a su jefe, a los clientes externos e internos y a sus colaboradores

3. Ejercicio Práctico.

Ejemplos de uso de la inteligencia emocional

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