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Desarrollo, Protección y Gestión del Archivo Digital

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    Calle Núñez de Balboa, 116, 2º Planta
    Madrid 28006
    España

Programa

1. Introducción.

Análisis de conceptos clave
Tipos de archivos y tipos de documentos
Indización y recuperación
Elementos a tener en cuenta previo a la digitalización

2. Normativa o criterios de seguridad, normalización y conservación.

MoReq: modelo de requisitos para la gestión de registros electrónicos
Normativa Isad(G): definición de los datos que se debe asociar a cada expediente documental
Nuevo Reglamento LOPD aplicado al Archivo Digital
Criterios de seguridad, normalización y conservación del MAP
Normativa ISO para el archivo a largo plazo: PDF/A
Aplicación e impacto de la normativa de Digitalización Certificada: EHA 962/2007, de 10 de Abril:
- Análisis de la normativa relacionada con la Orden EHA 962: facturación electrónica, firma electrónica
- Firma electrónica: requisito para dotar de autenticidad a la factura electrónica y a la copia digital
- Requisitos de los procesos de facturación
- Requisitos de los sistemas de digitalización certificada
- Auditoría de los Sistemas de Digitalización Certificada

3. Organización y tratamiento del archivo físico asociado al digital Puntos clave en la organización del archivo físico para recuperar fácilmente los archivos digitalizados: mecanismos e impacto de la digitalización en ese archivo.

Definición del tipo de organización
Cómo se va a establecer la clave de recuperación de documentos
Cómo gestionar la petición de los documentos originales
Mecanismos de control
- Cómo comprobar que están todos los originales
- Cómo gestionar los préstamos de documentos
Preparación de la documentación
Expurgo
Criterios de selección

4. OCR -Optical Character Recognition.

Definición. Diferencias entre OCR, ICR y OMR
Características, utilización y funcionamiento. Las imágenes textuales
Cuándo y para qué conviene utilizarlo: ventajas e inconvenientes
Imágenes buscables. Tecnología de capas en documentos TIFF y PDF

5. Requerimientos de los sistemas de gestión digital.

6. Requisitos de negocio que debe cumplir el sistema de gestión digitalizado.

Establecimiento de la vigencia de la digitalización
Cómo debe estar disponible la documentación
Posibilidad de impresión, copia o no
Cómo se van a cifrar los datos
Cumplimiento de la legislación de firma electrónica
Cómo garantizar la trazabilidad del documento
Cómo se va a poder auditar
Cómo garantizar el control de copias

7. Requisitos tecnológicos para la selección del sistema digital.

Qué tipos de formatos de documento admite el sistema: formato jpg, tip, word, o sólo un formato
Cómo se va a visualizar: sólo el texto, imágenes, fotografía, video
Cómo se va a efectuar la búsqueda y recuperación: búsqueda por proximidad, campo libre, progresivas, de particular, a general, por campos definidos por el usuario, campos externos
Sistema de seguridad y validación. Permisos de acceso: usuario, de documento, de las carpetas de almacenamiento de la base de datos
Cómo se va a validar los cambios de documentos: firma simple,mixta, colegiada
Cómo va a informar del estado del documento y su trazabilidad
Posibilidades de mensajería: notificación y acuse de recibo
Cómo se van a exportar los documentos

8. Diseño, creación y desarrollo del archivo digital.

9. Análisis de la situación y planificación del trabajo.

Cuál es la operativa actual y cómo debe ser en la nueva operativa.
En qué procesos se generan los documentos
Creación del equipo de proyecto
Asignación de tiempos y recursos
Definición de actividades: plan de implantación detallado
Criterios para decidir qué documentos se van a digitalizar: facturas, albaranes
Cuáles van a ser las fuentes de información

10. Diseño del modelo y características del archivo digital.

Estudio del modelo actual de archivo y definición de mejores propuestas
Alcance de la aplicación. Estructura informática y entorno
Tipos de sistemas a implantar.
Sistemas híbridos. Documentos digitales y documentos digitalizados
Características de un buen Sistema de Gestión Electrónica de Documentos
Inventario, expurgo y archivo de custodia
Criterios para la digitalización de documentos
Definición de los formatos gráficos según usos y aplicaciones
Nomenclaturas, descriptores, tesauros y modelos de metadatos
Elaboración del proyecto. Directrices básicas

11. Síntesis de los datos.

Cómo recopilar toda la información relevante contenida en los diferentes documentos
Definición de formularios o plantillas modelo

12. Modelización.

Cómo crear y definir un modelo de usuarios
Cómo configurar un entorno de usuario para facilitar la tarea rutinaria del usuario
- Personalización de las diferentes opciones de configuración para los usuarios
Cómo crear el modelo de datos
- Definición de la estructura jerárquica de la base de datos
- Definición de la política de seguridad de la documentación

13. Diseño del plan de formación para cada tipo de usuarios.

Administradores
Usuarios
Definición del tipo de formación

14. Plan de pruebas y control de calidad.

Cómo garantizar el correcto funcionamiento del archivo
Cómo se va a llevar la carga inicial de documentos
Cómo establecer el seguimiento del plan de implantación

15. Protección del archivo.

Cómo llevar a cabo el proceso de cifrado
Cómo definir los permisos
Cómo establecer los parámetros especificados por la firma digital
Cómo establecer la trazabilidad del documento
Cómo garantizar que el archivo sea auditable
Cómo definir el control de estado de los documentos
Cómo definir el proceso de control de copias
Establecimiento del sistema de backup

16. Gestión/Operación y funcionamiento - Records Management.

17. Cómo establecer todos los procesos que van a garantizar el correcto funcionamiento del sistema implantado.

Control de acceso/restricción
Cómo llevar a cabo la carga de nuevos documentos
- Carga del histórico de documentos
Copias de seguridad
Seguimiento y soporte de incidencias
Extensión del sistema a nuevas áreas de la empresa

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