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Cómo Implantar Paso a Paso un Sistema de Gestión Documental

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  • Imparte:
  • Modalidad:
    In Company
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    Calle Núñez de Balboa, 116, 2º Planta
    Madrid 28006
    España

Dirigido

Director de Organización
Director de Sistemas de Información
Documentalista
Responsable de Gestión Documental

Objetivos

Defina la herramienta tecnológica más adecuada para implantar un Sistema de Gestión Documental en su empresa.
Calcule los costes del proyecto y establezca las asignaciones presupuestarias.
Integre los sistemas de workflow y groupware en su Sistema de Gestión Documental.
Aproveche el potencial de Internet/Intranet/ Extranet para la Gestión Documental.
Organice distintos dispositivos de almacenamiento y políticas de eliminación y conservación.

Programa

1. Qué es y qué objetivos se persiguen con la implantación de un Sistema de Gestión Documental (SGD)

La Gestión Documental en el Marco del Sistema de Información y Conocimiento de la empresa
Razones para la implantación de un SGD en la empresa y criterios para valorar su rentabilidad
Los tres pilares básicos: diseño conceptual, herramientas tecnológicas y cultura informacional

2. Cómo identificar la problemática de partida

Identificar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de la documentación
Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
Analizar los soportes documentales y vías de producción y recepción de documentos
Detectar las duplicaciones e inconsistencias

3. Cómo crear la estructura del Sistema Documental

Elaborar el Mapa Sistemático de tipología documental
Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos ópticos, CD-ROM, etc.
Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados

4. Sesión Práctica: Cómo desarrollar una metodología de análisis y definir un proyecto

5. Integración del SGD dentro del marco del Sistema Integral de Información Empresarial y los Sistemas de Gestión del Conocimiento

Integrar los documentos en diferentes formatos
Integrar fuentes de información externas e internas
Integración de la mensajería electrónica al sistema documental
Integración de documentos y datos
Integración con los Sistemas de Workflow
Integración con los Sistemas de Groupware
Documentación y Sistemas de Gestión de Documentos: portales corporativos

6. Cómo elegir la herramienta tecnológica para el SGD

Qué funcionalidades ofrecen los Sistemas de Gestión Documental
Diferencias entre Sistemas de Gestión de Archivos, Gestión Electrónica de Documentos, Gestión de Contenidos y Gestión del Conocimiento
Posibles problemas de incompatibilidades de los SGD. Convivencia con múltiples sistemas
Los Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet
Definir el nivel de funcionalidades aplicable a la empresa
Revisión de la oferta de productos existente en el mercado

7. Sesión Práctica - Revisión crítica de funcionalidades de diferentes SGD ofertados en el mercado

8. Aspectos prácticos de la implantación I: planificar necesidades y asignar recursos

Requerimientos hardware y software para implantar un SGD
Recursos necesarios para procesos de carga masiva de información
Calcular los costes del proyecto y establecer asignaciones presupuestarias
Periodificación del proceso de implantación

9. Aspectos prácticos de la implantación II: planificar y ejecutar los procesos de trabajo

Establecer prioridades, planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica
Definir procedimientos de trabajo y atribución de responsabilidades
Organizar los procesos de captura masiva de información: digitalización y OCR de documentos en papel, integración de documentos existentes en ficheros electrónicos

10. Aspectos prácticos de la implantación III: gestionar el cambio

Repercusiones del SGD en la cultura corporativa de la empresa
Prever las resistencias al cambio: problemas de adaptación al nuevo entorno
Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto
Formación y apoyo en los puestos de trabajo en la fase de implantación

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