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Cómo Implantar Paso a Paso un Sistema de Gestión Documental

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  • Imparte:
  • Modalidad:
    In Company
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  • Lugar:
    Barcelona
    España
  • Otras Convocatorias:

    Dirigido

    Director de Organización
    Director de Sistemas de Información
    Documentalista
    Responsable de Gestión Documental

    Objetivos

    Defina la herramienta tecnológica más adecuada para implantar un Sistema de Gestión Documental en su empresa.
    Calcule los costes del proyecto y establezca las asignaciones presupuestarias.
    Integre los sistemas de workflow y groupware en su Sistema de Gestión Documental.
    Aproveche el potencial de Internet/Intranet/ Extranet para la Gestión Documental.
    Organice distintos dispositivos de almacenamiento y políticas de eliminación y conservación.

    Programa

    1. Qué es y qué objetivos se persiguen con la implantación de un Sistema de Gestión Documental (SGD)

    La Gestión Documental en el Marco del Sistema de Información y Conocimiento de la empresa
    Razones para la implantación de un SGD en la empresa y criterios para valorar su rentabilidad
    Los tres pilares básicos: diseño conceptual, herramientas tecnológicas y cultura informacional

    2. Cómo identificar la problemática de partida

    Identificar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de la documentación
    Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
    Analizar los soportes documentales y vías de producción y recepción de documentos
    Detectar las duplicaciones e inconsistencias

    3. Cómo crear la estructura del Sistema Documental

    Elaborar el Mapa Sistemático de tipología documental
    Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
    Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
    Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos ópticos, CD-ROM, etc.
    Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados

    4. Sesión Práctica: Cómo desarrollar una metodología de análisis y definir un proyecto

    5. Integración del SGD dentro del marco del Sistema Integral de Información Empresarial y los Sistemas de Gestión del Conocimiento

    Integrar los documentos en diferentes formatos
    Integrar fuentes de información externas e internas
    Integración de la mensajería electrónica al sistema documental
    Integración de documentos y datos
    Integración con los Sistemas de Workflow
    Integración con los Sistemas de Groupware
    Documentación y Sistemas de Gestión de Documentos: portales corporativos

    6. Cómo elegir la herramienta tecnológica para el SGD

    Qué funcionalidades ofrecen los Sistemas de Gestión Documental
    Diferencias entre Sistemas de Gestión de Archivos, Gestión Electrónica de Documentos, Gestión de Contenidos y Gestión del Conocimiento
    Posibles problemas de incompatibilidades de los SGD. Convivencia con múltiples sistemas
    Los Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet
    Definir el nivel de funcionalidades aplicable a la empresa
    Revisión de la oferta de productos existente en el mercado

    7. Sesión Práctica - Revisión crítica de funcionalidades de diferentes SGD ofertados en el mercado

    8. Aspectos prácticos de la implantación I: planificar necesidades y asignar recursos

    Requerimientos hardware y software para implantar un SGD
    Recursos necesarios para procesos de carga masiva de información
    Calcular los costes del proyecto y establecer asignaciones presupuestarias
    Periodificación del proceso de implantación

    9. Aspectos prácticos de la implantación II: planificar y ejecutar los procesos de trabajo

    Establecer prioridades, planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica
    Definir procedimientos de trabajo y atribución de responsabilidades
    Organizar los procesos de captura masiva de información: digitalización y OCR de documentos en papel, integración de documentos existentes en ficheros electrónicos

    10. Aspectos prácticos de la implantación III: gestionar el cambio

    Repercusiones del SGD en la cultura corporativa de la empresa
    Prever las resistencias al cambio: problemas de adaptación al nuevo entorno
    Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto
    Formación y apoyo en los puestos de trabajo en la fase de implantación

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