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Objetivos:
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- Preparar y organizar las reuniones de proyecto.
- Adaptar los métodos y herramientas de dirección de reuniones a los diferentes tipos de reuniones de proyecto.
- Animar con eficiencia una reunión de lanzamiento, una reunión de avance, un comité de pilotaje y una reunión de cierre
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Dirigido:
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- Jefes de proyecto, responsables y directores de proyectos.
- Actores de proyecto responsables de lotes de trabajo o que tengan que dirigir reuniones
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Comentario:
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El trabajo de un equipo de proyecto presenta una alternancia de secuencias durante las cuales los actores actúan solos en los trabajos que se les ha confiado, y secuencias de puesta en común y de sincronización. La eficiencia de las reuniones de proyecto es un factor diferenciador para la productividad de los proyectos. El logro de los objetivos en tiempo y forma está garantizado por un equipo unido, que avanza en el mismo sentido y que dispone de las decisiones en el momento oportuno
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Programa:
1 - Situar las reuniones de un proyecto.
- Identificar las particularidades de las reuniones de proyecto y sus objetivos propios.
- Ver los diferentes tipos de reuniones ligadas al desarrollo del proyecto.
2 - Preparar las reuniones de proyecto: definir la lógica de progresión y de producción.
- Contribuir a un objetivo del proyecto: focalización sobre el resultado del proyecto.
- Contribuir a la eficacia de la gestión del proyecto: focalización sobre el proceso del proyecto.
3 - Integrar las particularidades de la comunicación.
- Regular a los pasivos y a los avasalladores.
- Identificar los fenómenos de grupo para utilizarlos.
- Comprender su contribución a los fenómenos de grupo.
- Hacer trabajar juntos a los actores de niveles jerárquicos muy diferentes.
4 - Dirigir las reuniones de proyecto.
- La postura del animador de la reunión.
- Desarrollar la flexibilidad: adaptarse a los imprevistos.
- Pasar de facilitador a productor de contenido.
- Estimular o calmar los debates.
- Respetar los objetivos y la duración de las reuniones.
5 - Zoom: "reunión de lanzamiento".
- Captar la cultura y el espíritu del proyecto para transmitirlos.
- Animar un "team building" particular.
- Atreverse a anticipar métodos para que los colaboradores del proyecto se atrevan a utilizarlos en sus acciones.
6 - Zoom: "reunión de avance".
- Recoger con anticipación las informaciones de lo realizado y lo reprogramado.
- Cultivar la transparencia y el deber de alerta.
- El derecho al error, punto clave del éxito sostenible de las reuniones de avance.
7 - Zoom: "comité de pilotaje".
- Adaptar las presentaciones para ayudar a la decisión.
- Asegurarse de la robustez de la decisión.
- Suscitar el apoyo de los responsables.
8 - Zoom: "reunión de cierre".
- Identificar los diferentes tipos de cierre: de fase, de proyecto, de programa.
- Sacar provecho de las actas realizadas.
- Hacer evolucionar las reglas de funcionamiento del equipo
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